PMP 8 大會議

kaiking_g 2022-01-07 08:30:55 阅读数:889

pmp

一、項目啟動會 initiating meeting

1、召開時間:是啟動階段結束時召開的會議;
2、主要任務:發布項目章程,並任命項目經理,賦予項目經理動用組織資源的權力;
3、注意事項:
(1)會議召開前已經對幹系人進行了識別,已經有了幹系人登記册與幹系人管理策略。此時應當讓各方
幹系人進行認識和會面,讓客戶方領導錶達信息化推動的决心,向項目經理和項目小組成員進行授權,調
動員工的積極性,讓客戶方從上到下達成一種共識,為項目團隊日後開展相關的工作掃除障礙。
(2)啟動會召開時已經對風險進行了初步規劃與識別(風險類別);
(3)項目經理要向相關幹系人匯報項目計劃,但此時的計劃是非常粗略的計劃,不能用於指導項目執行。
用於指導項目執行的項目管理計劃需要滾動式規劃漸進明細,通過制定項目管理計劃過程組才能得到真正
的項目管理計劃。

二、項目開踢會議 kick-off meeting

1、召開時間: 規劃階段結束。
2、會議目的:
(1)正式批准綜合性項目計劃,並在幹系人之間達成共識。
(2)落實具體項目工作,為進入項目執行階段做准備。
3、已做事項: 開踢會議召開前,通常已經確定了項目的組織結構,並已經對團隊成員的角色與職責進行
定義。
4、已有文件: 此時用於指導項目的項目管理計劃已經制定出來,已經有了項目範圍說明書、範圍基准、
各分項管理計劃、進度計劃、采購計劃、風險登記册等文件。因此,在開踢會議中,通常需要對項目的範
圍、進度、成本、風險應對等事項進行確認,並在幹系人之間達成共識。
5、與啟動會的區別: PMP 考試中項目啟動會是 initiating meeting,與開踢大會不是一個會,有一次 PMP
考試就同時出現了 initiating meeting 與 kick-off meeting;當時,前者 PMI 翻譯為項目啟動會,後者 PMI 翻譯
為開踢大會。

三/四:焦點小組會議&引導式研討會

1、首先我們回顧二者的定義:
(1)焦點小組會議: 是把預先選定的幹系人和主題專家集中在一起,了解他們對所提議產品、服務或成
果的期望和態度。由一比特受過訓練的主持人引導大家進行互動式討論。焦點小組會議往往比“一對一"的
訪談更熱烈。
(2)引導式研討會: 通過邀請主要的跨職能幹系人一起參加會議,引導式研討會對產品需求進行集中討
論與定義。 研討會是快速定義跨職能需求和協調幹系人差异的重要技術。由於群體互動的特點,被有效引
導的研討會有助於建立信任、促進關系、改善溝通,從而有利於參加者達成一致意見。該技術的另一好處
是,能够比單項會議更快地發現和解决問題。
引導式研討會有兩種方式:在軟件業用“聯合應用開發(JAD)",注重把用戶和開發團隊集中在一起,
來共同改進軟件開發過程。在制造行業,則使用“質量功能展開(QFD)",來幫助確定新產品的關鍵特
征,最終得到功能排序。QFD 從收集客戶需求(又稱“顧客聲音")開始,然後客觀地對這些需求進行
分類和排序,並為實現這些需求而設置目標。
2、焦點小組會議和引導式研討會區別:(1)二者形式非常相似形式,根本區別就在於參加引導式研討會的成員具有跨職能的特點,而焦點小組
通常是在項目團隊所在的職能部門內進行。
(2)從規模來看,焦點小組會議通常限定在 8-12 個人,而引導式研討會則沒有這個限制。

五、規劃會議與分析

規劃會議與分析是風險管理過程召開的第一個會議,也是規劃風險管理唯一的一個工具與技術。
PMBOK 指南對這個會議是這樣描述:
項目團隊需要舉行規劃會議,來制定風險管理計劃。參會者可包括項目經理、相關項目團隊成員和幹系人、
組織中負責管理風險規劃和應對活動的人員,以及其他相關人員。會議確定實施風險管理活動的總體計劃;
確定用於風險管理的成本種類和進度活動,並將其分別納入項目的預算和進度計劃中; 建立或評審風險應
急儲備的使用方法;分配風險管理職責;並根據具體項目的需要,來“剪裁"組織中有關風險類別和術語
定義等的通用模板,如風險級別、不同風險的概率、對不同目標的影響,以及概率影響矩陣。如果組織中
缺乏可供風險管理其他步驟使用的模板,會議也可能要制定這些模板。這些活動的輸出將匯總在風險管理
計劃中。
顯然,這個會議雖然叫規劃會議,但是卻是在風險管理第一個過程里面召開的,順利完成後,得到了風險
管理計劃。

六、狀態審查會

狀態審查會是監控風險的最後一個工具與技術。但項目風險管理應該是定期狀態審查會中的一項議程。該
議程所占用的會議時間長短取决於已識別的風險及其優先級和應對難度。越經常開展風險管理,風險管理
就會變得越容易。經常討論風險,可以促使人們識別風險和機會。也就是說, 項目狀態審查會包括但不限
於對風險的審查。
狀態審查會: 從本質上看,是一個全面評估的大會。具體內容包括:項目的詳細計劃;項目績效的控制程
序和方法;項目進行過程中,面臨的風險和不確定性的判別和控制;項目小組的人員的安排;項目小組內
部交流和溝通界面的形成;項目進行過程中,報告制度安排;客戶關系;分包和承包者關系;與其他機構
的關系;會計與核算的方式`內容和結果;項目進行過程中,其他沒有言明但重要的事項。

七、投標人會議

投標人會議:(又稱投標人大會、承包商會議、供貨商會議或投標前會議): 是在投標書或建議書提交之前,
在買方和所有潜在賣方之間召開的會議。
1、目的:保證所有潜在賣方對本項采購(包括技術要求和合同要求)都有清楚且一致的理解,保證沒有
任何投標人會得到特別優待。
2、注意事項:
(1)要把對問題的回答,以修正案的形式納入采購文件。
(2)買方必須盡力確保每個潜在賣方都能聽到任何其他賣方所提出的問題,以及買方所做出的每一個回
答。(3)時刻關注這樣的一個問題:讓所有的潜在買方得到的信息都是一樣的,讓所有潜在買方處於同一
起跑線上,真正發揮招投標的作用。
八、項目經驗總結會
經驗總結會:任何項目收尾都要總結經驗教訓,更新知識庫,這些更新將成為組織過程資產(organizational
process assets),供以後的項目參考。
對於經驗教訓總結我們應當注意:考試經常會問你經驗教訓總結由誰參與?由誰負責?由誰歸檔等。
1 經驗教訓總結,人人需要參加。2 參與:項目幹系人。3 編寫:項目團隊(包括項目經理)。4 負責:項
目經理。5 歸檔:PMO

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